Parmi les nombreuses démarches administratives à effectuer après le décès d’un proche, contacter l’employeur du défunt est souvent l’une des premières à réaliser. Cette démarche permet de récupérer les documents officiels nécessaires pour clôturer les droits du défunt et éventuellement bénéficier d’aides. Voici comment procéder, avec un modèle de lettre prêt à l’emploi.
Pourquoi contacter l’employeur après un décès ?
Si votre proche travaillait au moment de son décès — en CDI, CDD, ou même intérim — son employeur doit être informé rapidement. Cette notification est nécessaire pour :
- Obtenir les documents officiels : certificat de travail, bulletins de salaire, attestation de présence
- Récupérer le solde de tout compte (salaire du mois en cours, congés payés non pris, primes acquises)
- Accéder au capital-décès éventuellement prévu par la convention collective ou la prévoyance de l’entreprise
- Obtenir les coordonnées des organismes de retraite et de prévoyance pour les démarches suivantes
Qui doit effectuer cette démarche ?
La démarche peut être effectuée par tout ayant droit du défunt — conjoint survivant, partenaire de PACS, enfants majeurs, héritiers désignés. Si la succession est complexe, un notaire peut également se charger de cette démarche.
Munissez-vous d’une pièce d’identité et d’un acte de décès avant de prendre contact avec l’entreprise.
Dans quel délai agir ?
Il n’existe pas de délai légal strict pour contacter l’employeur, mais il est conseillé d’agir dans les deux semaines suivant le décès. Certains droits (capital-décès, prévoyance) peuvent avoir des délais de prescription — vérifiez auprès de l’employeur ou du service RH.
Quels documents demander ?
La liste complète des documents à demander à l’employeur est la suivante :
- Un certificat de travail
- Le solde de tout compte (incluant salaire du mois, congés payés non pris, primes)
- Une attestation de présence dans l’entreprise
- Une attestation de salaire (nécessaire pour d’autres démarches)
- Les trois derniers bulletins de salaire
- Les coordonnées de la caisse de retraite et des organismes de prévoyance
- Éventuellement : la fiche de revalorisation salariale
- Éventuellement : un imprimé de demande de capital-décès ou de toute autre aide accordée par l’entreprise
Modèle de lettre à adresser à l’employeur après un décès
Envoyez ce courrier en recommandé avec accusé de réception au service des Ressources Humaines. Conservez une copie et le récépissé d’envoi.
Nom — Prénom
Adresse
N° de téléphone
[Nom de l’entreprise]
Direction des Ressources Humaines
[Adresse de l’entreprise]
[Ville], le [date]
Objet : Démarches suite au décès de M/Mme [nom, prénom et fonction dans l’entreprise]
Madame, Monsieur,
Suite au décès de M/Mme [nom et prénom de la personne décédée], survenu le [date du décès], je procède aux démarches et formalités nécessaires en qualité de [votre lien avec le défunt : conjoint(e), enfant, héritier…].
Auriez-vous l’obligeance de me faire parvenir :
- Un certificat de travail
- Le solde de tout compte
- L’attestation de présence dans votre entreprise
- Une attestation de salaire
- Les trois derniers bulletins de salaire
- Les coordonnées de la caisse de retraite et des organismes de prévoyance
- Éventuellement, la fiche de revalorisation salariale
- Éventuellement, un imprimé de demande de capital-décès ou de toute autre aide accordée par votre entreprise
Dans l’attente de votre réponse, je vous prie de croire, Madame / Monsieur, en l’expression de mes sincères salutations.
Signature
Pièce jointe : acte de décès
Le capital-décès : une aide souvent méconnue
De nombreuses entreprises prévoient, via leur convention collective ou leur régime de prévoyance, le versement d’un capital-décès aux ayants droit d’un salarié décédé. Ce montant peut être significatif — parfois l’équivalent d’un à plusieurs mois de salaire.
Pour en bénéficier, il faut en faire la demande auprès du service RH et de l’organisme de prévoyance. Les délais pour effectuer cette demande sont souvent de 1 à 2 ans à compter du décès, mais vérifiez les conditions spécifiques à l’entreprise et à la convention collective applicable.
Questions fréquentes
Le défunt était fonctionnaire. La démarche est-elle différente ?
Pour les fonctionnaires, la démarche s’effectue auprès de l’administration employeuse (ministère, collectivité territoriale, hôpital). Les documents demandés sont similaires, mais les aides spécifiques à la fonction publique (capital-décès, pension de réversion) ont leurs propres circuits.
L’entreprise tarde à répondre. Que faire ?
Si l’employeur ne répond pas dans un délai raisonnable (2 à 4 semaines), relancez par courrier recommandé. En cas de blocage persistant, vous pouvez contacter l’Inspection du Travail ou un avocat spécialisé en droit du travail.
Doit-on rembourser les acomptes ou avances sur salaire ?
Oui, les avances consenties par l’employeur avant le décès peuvent être déduites du solde de tout compte. Vérifiez le détail dans les documents fournis.
Les autres démarches employeur à ne pas oublier
Une fois l’employeur contacté, plusieurs autres démarches sont nécessaires. Consultez notre guide complet des démarches après décès qui liste l’ensemble des formalités à effectuer, en commençant par les plus urgentes.
N’oubliez pas également de contacter la caisse de retraite, la mutuelle d’entreprise et les organismes de prévoyance — l’employeur vous communiquera leurs coordonnées exactes.